Методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях




НазваниеМетодические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях
страница1/4
Дата конвертации26.02.2013
Размер0.75 Mb.
ТипМетодические рекомендации
  1   2   3   4
Министерство образования Московской области

Государственное образовательное учреждение среднего профессионального образования

Куровской политехнический техникум


документационное обеспечение управления

Методические указания

Куровское

Рецензент

Одобрено предметно-цикловой комиссией техникума

Документационное обеспечение управление / сост. Н.В.Сергеева

Составлены в соответствии с программой курса «Документационное обеспечение управления». Содержат практические задания контрольные вопросы, методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях.

Методические указания по выполнению лабораторных работ по курсу «Документационное обеспечение управления» предназначены для студентов обучающихся по специальности 030912 «Право и организация социального обеспечения». Выполнение лабораторных работ предусматривает использование ПЭВМ.

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизводство – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении.

От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Основной целью дисциплины является формирование у студентов умений и навыков в области организации документирования управленческой деятельности на предприятии. Особое внимание в работе уделяется подготовке и оформлению организационно-распорядительной документации (ОРД), как базовому процессу в реализации всех управленческих функций.

Методические рекомендации по курсу «Документационное обеспечение управление» подготовлены для студентов, обучающихся по специальности 030912 «Право и организация социального обеспечения» на основе действующих общегосударственных нормативно-методических материалов.

Лабораторные работы выполняются классе с использованием ПЭВМ.

ПРАВИЛА ВЫПОЛНЕНИЯ ЛАБОРАТОРНЫХ РАБОТ

1. При подготовке к выполнению лабораторной работы студентам следует:

- изучить теоретические вопросы, изложенные в методических указаниях;

- ознакомиться с техникой безопасности при работе в компьютерном классе;

- получить у преподавателя задание на выполнение лабораторной работы, которое выдается после проверки теоретической подготовки студента.

2. Результаты выполнения лабораторной работы утверждаются преподавателем.

3. Результатом лабораторной работы должен быть документ, составленный по всем нормам и правилам оформления управленческих документов.

ОБЩИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ ИЗ ОБЛАСТИ

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Документирование – часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов в соответствии с установленными требованиями.

Документ – информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Юридическая сила документа обеспечивается действующим законодательством, компетенцией издавшего документ органа и установленным порядком его оформления.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется Системой документации.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) организационно-распорядительные документы систематизированы по следующим функциям:

  • Создание организации, предприятия;

  • Реорганизация организации, предприятия;

  • Ликвидация организации, предприятия;

  • Приватизация государственных и муниципальных организаций, предприятий;

  • Распорядительная деятельность организации, предприятия;

  • Организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;

  • Оперативно-информационное регулирование деятельности организации, предприятия.

Исходя из перечисленных функций организационно-распорядительную документацию (ОРД) классифицируют на следующие группы:

– Организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатное расписание);

– Распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);

– Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные, служебные записки и т. д.);

– По личному составу (заявления, справки, личные карточки, приказы (распоряжения) о приеме на работу.

Состав реквизитов ОРД

Правил а оформления организационно-распорядительной документации регламентирует ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Несмотря на то, что в стандарте описаны 30 реквизитов, необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например, «Название вида документа» и «Справочные данные об организации». Реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов:

01 Государственный герб Российской Федерации

02 Государственный герб субъекта Российской Федерации

03 Эмблема предприятия, организации

04 Код организации

05 Основной государственный регистрационный номер

06 Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет

07 Код формы документа

08 Наименование организации

09 Справочные данные об организации

10 Наименование вида документа

11 Дата документа

12 Регистрационный номер документа

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 Место составления или издания документа

15 Адресат

16 Гриф утверждения документа

17 Резолюция

18 Заголовок к тексту

19 Отметка о контроле

20 Текст

21 Отметка о наличии приложения

22 Подпись

23 Гриф согласования документа

24 Визы согласования

25 Оттиск печати

26 Отметка о заверении копии

27 Отметка об исполнителе

28 Отметка об исполнении документа и направлении в дело

29 Отметка о поступлении документа в организацию

30 Идентификатор электронной копии документа

Общие нормы и правила оформления управленческих документов

Каждый лис т документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

20 – левое

10 – правое

20 – верхнее

20 – нижнее
Левое поле предназначено для подшивки документов. Правое и нижнее оставлено на случай износа бумаги. Верхнее – для указания страниц в многостраничных документах.

При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм.

При составлении многостраничного документа вторая и последующая страницы нумеруются. Номер наносится на верхнем поле листа посередине.

Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания, без указания слова

«страница» и знаков тир е.

При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указываются в межстрочных интервалах или в пунктах:

• одинарный интервал – 12 пт;

• полуторный интервал – 18 пт;

• двойной интервал – 24 пт.

Текст документа рекомендуется печатать в бланках формата А4 через 1,5–2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее – через один межстрочный интервал.

Реквизиты документа (кроме текс та), состоящие из несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга 1,5–2 межстрочными интервалами.

Например:

СОГЛАСОВАНО

(межстрочный интервал)

Технический директор

ЗАО «ТЕРМИКА»

(межстрочный интервал)

личная подпись К.В. Воробьев

(межстрочный интервал)

дата

Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2–3 межстрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером 12 пунктов (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14 пунктов через 1–2 интервала. В документах допускаются общепринятые сокращения слов, а также сокращения, оговоренные нормативными документами.

Размещение начал печатания реквизитов по горизонтали и их взаимное расположение

Условно предусмотрено восемь стандартных положений от границы левого поля.

0 положение:

Название вида документа

Дата

Ссылка на индекс входящего документа

Заголовок к текс ту

Текст (если он состоит из одного абзаца)

Наименование должности в реквизите «ПОДПИСЬ»

Гриф согласования

Фамилия исполнителя и номер телефона

Заверительная надпись «ВЕРНО»

Отметка об исполнении документа

Слова ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ПОВЕСТКА ДНЯ и так далее.

1 положение (5 знаков от границы левого поля):

Начало абзаца в текс те, отметка о наличии приложения

2 положение (16 знаков от границы левого поля):

Индекс исходящего документа

Дата в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа»

Расшифровка подписи

Расшифровка подписи в первом грифе согласования,

Переменная информация во вводной части актов и протоколов

3 положение (24 знака):

Название вида документа в продольном штампе,

Расшифровка подписи исполнителя в реквизите «Отметка об

исполнении документа и направлении в дело»

4 положение (32 знака):

Номер страницы

«Адресат»

5 положение (40 знаков)

Гриф ограничения доступа к документам

Гриф утверждения

Второй гриф согласования

Надпись на приложении к документам с указанием номера приложения

Идентификатор электронной копии документа

6 положение (48 знаков):

Расшифровка подписи в реквизите «Гриф утверждения»

Расшифровка подписи в реквизите «Подпись»

Отметка о поступлении документа

Отметка о контроле

7 положение (56 знаков):

Слово «Копия»
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают

на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52 часть 1, ст. 5021).

Размещение: Изображение герба рекомендуется выполнять на бланках в пределах квадрата со стороной 20 мм над серединой строки с наименованием организации.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Размещение: в верхней части документа над серединой наименования организации.

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03) (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланках, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации. Размещение: эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации слева.

Код организации (реквизит 04) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

Например: ОКПО 02842708

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) (реквизит 05) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например: ОГРН 1027700380795

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)(реквизит 06) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Например, ИНН/КПП 7708033140/771001001

Код формы документа (реквизит 07) проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД предназначен для обеспечения учета и систематизации унифицированных межотраслевых, межведомственных форм документов, разрабатываемых ведущими министерствами и ведомствами с целью сокращения количества применяемых форм документов для исключения из обращения неунифицированных форм и дублирования информации. Код унифицированной формы документа состоит из семи знаков и контрольного числа (КЧ).

Унифицированная система ОРД имеет код 0200000.

Например, код унифицированной формы УСТАВА организации имеет обозначение 02112312, где 02 – класс формы документа, 11 – подкласс форм, 231 – регистрационный номер, 2 – контрольное число.

Размещение: после реквизитов 04,05,06.

Наименование организации (реквизит 08), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Например:

Открытое акционерное общество

КРОНА

На бланке обязательно должно указываться полное наименование организации, закрепленное в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. При наличии вышестоящей организации ее сокращенное наименование указывают над наименованием организации (при отсутствии сокращенного наименования вышестоящей организации, над наименованием организации указывают полное наименование вышестоящей организации).

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ростовский государственный технический университет»

КРАСНОДАРСКИЙ ФИЛИАЛ

Наименования организаций, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и располагают ниже наименования на русском языке или справа.

Например:

РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД

RUSSIAN CHILDREN’S FUND

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом лис те бумаге. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименования организаций разного уровня располагают друг над другом. Реквизит «Наименование организации» является собирательным обозначением автора документа. Автором документа могут быть организация, ее структурное подразделение, должностное лицо.

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интерне т-сайта (web-страницы в

Интернете). Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии со статьей 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля

2005 г. № 221.

Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т. п.);

• название района;

• название республики, края, области, автономного округа (области);

• название страны (для международных почтовых отправлений);

• почтовый индекс.

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации,

имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.

Например:

Армянский пер.,11/2а

Москва, 101963

тел.:925-82-00

факс: 200-22-76

Armiansky Lane, 11/2a

Moskow,101963,Russia

tel.: 925-82-00

fax: 200-22-76

РОССИЙСКИЙ ДЕТСКИЙ ФОНД

RUSSIAN CHILDREN’S FUND

Реквизит «Справочные данные об организации» используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Наименование вида документа (реквизит 10), составленного или изданного организацией , регламентируется уставом ( положением об организации )

и должно с ответствовать видам документов , предусмотренным УСОРД и

ОКУД (класс 0200000).

В письме наименование вида документа не указывают. Для писем указание вида документа используется только в сочетании ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО. Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текс та , степень обязательности выполнения его требований.

Размещение: Этот реквизит располагают в заголовочной части документа после реквизита « наименование организации « и «справочные данные» и печатают прописными буквами от границы левого поля (АКТ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ) или центрировано.

Дата (реквизит 11)

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протоколов – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является одна наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами

например, 05.01.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например, 5 января 2003 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год. месяц. день месяца.

Например, 2003.01.05. Такой способ оформления даты находит применение больших архивах, в целях удобства поиска документов.

Размещение:

- в заголовочной части;

- в текс те;

- в реквизитах «Резолюция», «Гриф утверждения», «Визы».

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части лис та ниже реквизита «Наименование документа» и пишется от границы левого поля. Регистрационный номер документа (реквизит 11) состоит из порядкового номера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом

дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер для писем дополняется индексом структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего документ, и номером дела по номенклатуре дел.

Например, 1-26/90,

где 1 – индекс структурного подразделения,

26 – номер дела по номенклатуре дел,

90 – порядковый номер отправляемого документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например:

ПРОТОКОЛ

27.11.2005 №72/85

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)

включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен

быть дан ответ. Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" оформляется преимущественно в письмах-ответах. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

На бланках писем проставляются отметки для этого реквизита, оформленные следующим образом:

На № ___________ от _________

Размещение: под реквизитами 11,12 слева

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения филиала. При обозначении городов Москва, Санкт-Петербург в реквизите сокращение «г» не употребляется. Размещение: располагается ниже реквизитов «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» или «Регистрационный номер» и «Дата документа» по центру относительно предыдущей строки.

Адресат (реквизит 15)

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Этот реквизит оформляется на письмах, факсах.

Реквизит «Адресат» максимально может включать следующие элементы:

– наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

– наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

– указание должности получателя (в дательном падеже;

– фамилия и инициалы в (дательном падеже);

– почтовый адрес.

Размещение: располагается в правой верхней части документа в поле от 8 – 10 см на линейке Word.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов

Московской области

В состав реквизита при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Документ не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и третьим адресами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов. Если письмо адресуют организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например: Зорину И.П.

Ул. Почтовая, д.71, кв.112,

г. Волосов, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

Гриф утверждения документа (реквизит 16) указывает на нормативный или правовой характер содержания документа. К числу утверждаемых документов например, относятся уставы, положения, регламенты, штатные расписания, должностные инструкции, правила, некоторые виды актов, протоколы и т. д. Расположение: гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи,

инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Красный следопыт»

_______________ И.С.Сажин

(личная подпись)

_____________________

(дата)

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования учреждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением общего собрания

от 15.08.2003 №14

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем? (о ком?), чего? (кого?).

Например: ПРИКАЗ о создании аттестационной комиссии,

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять. Заголовок располагается слева над текстом документа от границы левого поля. Объем его не должен превышать 5 строк длиной 73 мм. Заголовок составляется исполнителем документа. В конце заголовка точка не ставится.

Резолюция (реквизит19) содержит указания относительно решения вопроса, изложенного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержащие поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например: А.В.Зайцевой

П.С.Никитиной

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «Гермес» к 21.12.2003

Личная подпись В.С.Казначевский

05.11.2003

В том случае, когда в резолюции указаны несколько исполнителей, лицо, указанное первым, является ответственным за организацию и выполнение задания. Допускается выполнение резолюции на отдельном лис те. Резолюция, в случае оформления ее на отдельном лис те, является самостоятельным документом с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Рекомендуется для этих целей использовать бланки А6 с фамилией руководителя.

Текст документа (реквизит 20) – основной реквизит делового документа. Качество составления и оформления текста отражает уровень профессиональной подготовки составителя и управленческой культуры в организации. Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, та блицы, связного текс та или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, владеете, или были, находились). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Связный текс т, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления – просьбу без пояснения). Если текст содержит несколько решений, выводов и так далее, то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах (приказ, распоряжение и так далее) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текс т излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текс т излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных документах текс т излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). Текст протокола излагают от тре тьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

– в федеральные органы власти, органы государственной власти Российской Федерации;

– на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на

территории других субъектов Российской Федерации.

Текст печатается обычно через полтора межстрочных интервала. Через 1 интервал можно печатать документы на формате А5 (210х148). Через 2 интервала печатают текс ты документов, которые готовят для издания типографским способом. Широкое распространение в служебных документах получило применение сокращений слов и словосочетаний, что уменьшает объемы документов и ускоряет восприятие информации.

Отметка о наличии приложения (реквизит 21) – располагается после основного текс та и может быть оформлен двумя способами: когда наименование приложения упомянуто в текс те, и когда оно не названо.

Отметку о наличии приложения в текс те оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. В 2 экз.

Если документ имеет приложение не названное в текс те, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. В 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают. Многострочный текс т приложения печатают через один междустрочный интервал, при нескольких приложениях их текс ты разделяют полутора интервалами. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Например:

Приложение 2

к приказу директора Института

от 15.06.2005 №319

Допускается выражение ПРИЛОЖЕНИЕ № печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату. Регистрационный номер относительно самой длинной строки. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от14.06.2005 №02-4/156 и приложен к нему, всего

на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, от-метку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. В 5 экз. в первый адрес.

Приложение к документу печатается на стандартном листе бумаги и подписывается исполнителем или руководителем организации.

В состав реквизита «Подпись» (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Партнер» личная подпись Н.А.Фе доров

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Реквизит «Подпись» располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 3-4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа. Право подписания документов должностным лицам может быть При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке. В документах, составляемых комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии распределением

Председатель …

Члены комиссии …

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом косая черта перед наименованием должности, предлог «за», надпись от руки «Зам» не ставится.

Гриф согласования документа (реквизит 23) состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Слово СОГЛАСОВАНО печатается без кавычек прописными буквами от границы левого поля.

Размещается: Ниже реквизита «Подпись».

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляют по следующей схеме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской

академии медицинских наук

от 30.10.2005 №451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

правления страховой

компании «Планета»

от 21.03.2005 №10

Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне слева и справа.

В отдельных случаях может оформляться лис т согласования. На месте реквизита «Отметка о наличии приложения» делается запись «Лист согласования прилагается».

Визы согласования документа (реквизит 24)

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.06.2005

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с содержанием документа и выразило свое отношение к нему. Виза ставится на копии документа непосредственно у границы левого поля документа ниже грифа согласования. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С.Орлов

25.06.2005 19

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Отметка об исполнителе (реквизит 27) включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя и номер его телефона.

Расположение: на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например: Петров Семенов Семен Семенович

43 56 85 (495) 127 12 12

При отправке документов в другой город следует дополнить номер телефона международным кодом.

Отметка об исполнителе необходима для оперативной связи адресата с составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30) служит для автоматического поиска документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. В отметке рекомендуется указать полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

Например: D:\ДОКУМЕНТЫ\ПРИКАЗЫ\Приказ_1.doc 20

Лабораторная работа № 1

РАЗРАБОТКА БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ

Сведения из теории

Для бланков документов ГОСТ Р 6.30–2003 устанавливает два стандартных формата – А4 и А5.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации (02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 – наименование организации;

14 – место составления или издания документа.

Общий бланк организационно-распорядительного документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации

включает в себя реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный

знак (знак обслуживания));

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации, а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа. И, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов.

15 – адресат;

18 – заголовок к текс ту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс т документа.

Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат», «Резолюция». Использование продольного бланка письма целесообразно в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже - на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

Бланк письма может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма (для письма существует специальный вид бланка), в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации (02 - герб субъекта Российской Федерации или 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания));

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа;

14 – место составления или издания документа,

а также ограничительные отметки для реквизитов:

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов.

Продольные бланки на практике используют преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Бланк конкретного вида документа может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица.

Бланки тех или иных конкретных документов целесообразно применять при издании в организации большого количеств данных видов документов. Остальные документы оформляются на общем бланке.

Задание

Спроектируйте бланки для писем с угловым и продольным расположением и бланк приказа с продольным расположением постоянных реквизитов для перечисленных ниже организаций:


Вариант


Наименование организации

Адрес


1

2

3

1

Акционерное общество

«РОСТРАНСАВТО»

ОКПО 02832807,

ОГРН 1017800370797,

ИНН/КПП 7708032140/772001002

Ул.Сиверса, д.10 город Ростов-на-Дону, 344015 тел./факс (056)65-43-50

E-mai l: ra@mail.ru


2

Открытое акционерное общество «ЭТАЛОН»


Открытое акционерное общество «ЭТАЛОН»

ОКПО 45464501, ОГРН 1068713089571 ИНН/КПП 6164054471/81702003 Ул. Остоженка, 27 Москва, Россия, 121002 Тел./факс (495)291 35 79

www.rrc.ru


3

Акционерное общество закрытого

типа «Хронометр»


ОКПО 20765862

ОГРН 1123765429751

ИНН/КПП 5487885543/548788231

ул. Мясницкая, д. 10-1

город Москва, 101000

E-mai l: expo@com.ru


4

Открытое акционерное общество

«ВОЛГОДОНСКИЙ ХЛЕБОКОМБИНАТ»


ОКПО 23132807,

ОГРН 1821800370797,

ИНН/КПП 3408032140/342001002

Октябрьское шоссе, д.9, город

Волгодонск, Ростовская обл.

347340 тел./факс: (86392) 6-61-13

Е-mai l: bublik@com.ru


5

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела,

подчиняющийся РОСАРХИВу

ОКПО 02842708,

ОГРН 1027700380795,

ИНН/КПП 7008032140/702001001

ул.Профсоюзная, д.82 город Москва, 117393 Тел./факс (095) 7187874

E-mail: mail@vniidad.ru


6

Концерн «ARGO-NEO», подчиняющийся

производственному объединению «Арго»


ОКПО 03995654,ОГРН 0087659242615

ИНН/КПП 5676253576/003876523

Ул. Дорожная 15б город Воронеж, 394038 Тел./факс: 4732)39-24-62,

39-25-62, 72-70-17 E-mai l: argo@vip.com


7

Закрытое акционерное общества «ЮРИС-КОН»


ОКПО 42016445, ОГРН 0236545600012

ИНН/КПП 61674787543/616542202

Ул. Н. Басманная, д. 27, стр.3

Москва, Россия, 117078 Тел. (495) 267 14 28 Факс (495) 267 14 17 E-mai l: uris@kon.ru


8

Государственный проектный институт

САНТЕХПРОЕКТ, подчиняющийся

ГОССТРОю России

ОКПО 02842708

ОГРН 1027700380795

ИНН/КПП 7708033140/771001001

Ул. Нижняя Первомайская, д.46

город Москва, 105203 Тел. (495) 275 23 23 Факс (495) 275 12 12 E-mai l: santeh@gs.ru 23


Порядок выполнения работы

1. Получите вариант задания у преподавателя.

2. Изучите теоретический материал по данному вопросу.

3. Откройте текстовый процессор MS Word.

4. Оформите бланк приказа с продольным расположением реквизитов. Сохраните файл на дискете или флэш-карте под именем «Бланк приказа».

5. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк_продольный». Удалите из бланка наименование вида документа. Добавьте все необходимые реквизиты для внешнего бланка. Расположите реквизиты в соответствии с правилами расположения реквизитов на продольном бланке. Сохраните файл.

6. Откройте новый документ MS Word. Вставьте «Надпись». Скопируйте внешний бланк с продольным расположением. Вставьте его в надпись. Скорректируйте угловой бланк. Сохраните данный файл под именем «Внешний бланк_угловой».

7. Результат выполнения работы представьте преподавателю.

Контрольные вопросы

1. Что такое бланк документа и какие виды бланков вы знаете?

2. Какие реквизиты указываются на бланках?

3. Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете? Каковы особенности их оформления?

4. Изложите требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков.

5. Какие межстрочные интервалы используются при оформлении реквизитов?

6. Изложите требования, предъявляемые к оформлению реквизита «Наименование организации».

7. Что может быть включено в состав справочных данных об организации?
  1   2   3   4

Похожие:

Методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях iconМетодические рекомендации по выполнению дипломной работы для студентов по специальности
Методические рекомендации предназначены для студентов специальности «Товароведение и экспертиза товаров» дневной и заочной форм обучения....
Методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях iconМетодические указания по изучению специального курса «особые производства в уголовном процессе» Цели и задачи изучения дисциплины
Методические рекомендации предназначены для студентов пятого курса дневного отделения, обучающихся по специальности «Юриспруденция»...
Методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях iconМетодические рекомендации по выполнению домашней контрольной работы, тематику домашних контрольных работ и список рекомендуемой литературы по каждому из означенных в задании теоретическому вопросу
Арестовой Е. Н. в соответствии с приказом Мосу мвд россии от 8 октября 2008 г. №1007, содержат общие методические рекомендации по...
Методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях iconМетодические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» ивыполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы и кредит»
Методические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» и выполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы...
Методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях iconМетодические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» ивыполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы и кредит»
Методические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» и выполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы...
Методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях iconМетодические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» ивыполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы и кредит»
Методические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» и выполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы...
Методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях iconМетодические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» ивыполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы и кредит»
Методические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» и выполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы...
Методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях iconМетодические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» ивыполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы и кредит»
Методические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» и выполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы...
Методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях iconМетодические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» ивыполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы и кредит»
Методические указания по изучению курса «Финансовый менеджмент» и выполнению практических заданий для студентов специальности «Финансы...
Методические рекомендации по изучению курса и выполнению практических заданий, список рекомендуемой литературы. Образцы оформления документов приведены в приложениях iconМетодические указания по изучению каждой темы и выполнению контрольной работы. Приведены вопросы для самоконтроля студентов, задания по выполнению домашней контрольной работы, перечень практических заданий
...
Разместите кнопку на своём сайте:
kurs.znate.ru


База данных защищена авторским правом ©kurs.znate.ru 2012
обратиться к администрации
kurs.znate.ru
Главная страница